회사 내에서는 E-MAIL 을 통해서
직원분들과 소통하는 일이 비일비재 하다고 한다.
예를 들어서
게임 프로젝트를 진행하고 있을 때
변경사항에 대해서 정보를 보낸다든지
예를 들어서
타 거래처분이 요청하신 내역을
E-MAIL 로 보낸다든지
이런 상황에 대해서 대처방법을
대학교 강의에서 교수님께 들은 적이 있기에
이번에 게시글로 정리해서 올리려고 한다.
우선 메일을 보낼 때
다음의 내용은 들어가야 한다고 한다.
1. 개요
2. 요약 내용
3. 자세한 내용
4. 끝인사
개요는
첫 인삿말과 함께
무엇을 이유로 메일을 보내는지에 대해서 이다.
예를 들면 이렇다.
"안녕하세요, @@@의 @@@입니다.
요청하신 기획서 파일을 보내고자
메일로 첨부하여 드립니다."
이 내용은 받는 사람이
해당 메일의 내용을 알 수 있도록 하기 위함이다.
요약 내용은
보내는 파일이 있다면 해당 파일의 리스트 라든지,
주요 핵심 내용을 쓰는 부분이다.
예를 들면 이렇다.
"1. @@ 프로젝트 기획서.doc
2. @@ 프로젝트 세부 기획서.doc"
이 내용은 받는 사람이
어떤 파일을 받아야 하는지 알 수 있도록,
어떤 내용을 숙지해야 하는지 알 수 있도록 위함이다.
이 글로써
보낸 사람이 첨부하지 못한 내용이라든지
수정 사항이 필요할 때
받는 사람으로부터 전달받을 수 있기 위함이기도 하다.
자세한 내용은
요약 내용에서 추가로 알아야 할 내용이나
주로 해야할 말들을 적는 부분이다.
이 내용은 받는 사람이
요약 내용을 포함하여
전체적인 맥락을 파악하기 위함이다.
끝인사는
받는 사람에게 끝으로 남기는 인삿말이다.
거래처분들을 대상으로든,
회사 내의 같은 동료분에게든,
예의를 지켜야 하는 것은 기본이기에
반드시 남겨야 하는 내용이다.
예를 들면 영문 메일의 끝에서 확인할 수 있었던
Sincerely, Steven Universe
와 같은 내용이다.